Świadectwo pracy powinno zawierać rzetelne informacje o zatrudnieniu, jego zakończeniu, wykorzystanych uprawnieniach oraz danych potrzebnych do ustalenia praw pracowniczych i ubezpieczeniowych. Pracodawca wydaje je co do zasady w ostatnim dniu trwania stosunku pracy, a pracownik może żądać poprawienia błędów. Sprawdź, jakie elementy musi zawierać dokument, kiedy należy go przekazać i co zrobić w razie nieprawidłowości.
Co to jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym zakończone zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Nie stanowi opinii o pracowniku ani rekomendacji zawodowej. Zawiera wyłącznie informacje wymagane przepisami, potrzebne między innymi przy podejmowaniu kolejnej pracy, ustalaniu stażu, urlopu, emerytury lub prawa do świadczeń.
Obowiązek wydania dokumentu dotyczy każdego rodzaju umowy o pracę – na czas nieokreślony, określony oraz na okres próbny. Pracodawca nie może uzależnić przekazania świadectwa od zwrotu sprzętu, rozliczenia zaliczki, dokończenia projektu ani wykonania innej czynności przez pracownika.
Świadectwo pracy nie jest uzależnione od wniosku pracownika, jeżeli zatrudnienie rzeczywiście się zakończyło i pracodawca nie zawiera z tą samą osobą kolejnej umowy w ciągu 7 dni.
Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?
Dokument należy wydać w dniu ustania stosunku pracy. Jest to ostatni dzień obowiązywania umowy, a niekoniecznie dzień faktycznego wykonywania pracy. Termin zależy od sposobu zakończenia zatrudnienia:
- przy wypowiedzeniu – ostatni dzień okresu wypowiedzenia,
- przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia – dzień doręczenia oświadczenia drugiej stronie,
- przy umowie zawartej na czas określony – ostatni dzień wskazany w umowie,
- przy porozumieniu stron – data określona w porozumieniu,
- przy wygaśnięciu stosunku pracy – dzień wystąpienia zdarzenia powodującego wygaśnięcie.
Jeżeli przekazanie świadectwa pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe z obiektywnych powodów, pracodawca powinien doręczyć dokument w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia. Może skorzystać z operatora pocztowego, kuriera lub innego sposobu doręczenia. Koszt przekazania ponosi pracodawca.
Kontynuowanie zatrudnienia
Jeżeli pracodawca zawiera z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej, nie musi od razu wydawać świadectwa. Pracownik może jednak złożyć wniosek w formie papierowej lub elektronicznej.
Wniosek może dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich zakończonych okresów, za które nie wydano świadectwa. Pracodawca ma wtedy 7 dni od otrzymania wniosku na wydanie dokumentu.
Jak powinno wyglądać świadectwo pracy?
Świadectwo pracy sporządza się na wzorze określonym w przepisach dotyczących świadectwa pracy. Dokument powinien być czytelny, kompletny i zgodny z dokumentacją pracowniczą. Nie wolno umieszczać w nim ocen, komentarzy, informacji o charakterze uznaniowym ani subiektywnych opinii o pracowniku.
W dokumencie należy uwzględnić w szczególności:
- dane pracownika i pracodawcy,
- okres lub okresy zatrudnienia,
- rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje,
- wymiar czasu pracy w poszczególnych okresach zatrudnienia,
- tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy albo podstawę prawną jej wygaśnięcia,
- stronę, która złożyła wypowiedzenie, jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem.
Przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia trzeba wskazać właściwą podstawę prawną, między innymi art. 52, art. 53 albo art. 55 Kodeksu pracy. Przy rozwiązaniu za porozumieniem stron lub za wypowiedzeniem z przyczyn niedotyczących pracownika należy podać odpowiednie przepisy ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy.
Urlopy i zwolnienia
Świadectwo pracy powinno pokazywać wykorzystane uprawnienia, które mogą mieć znaczenie przy kolejnym zatrudnieniu. Dotyczy to między innymi urlopów oraz zwolnień wykorzystanych w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
- urlopu wypoczynkowego,
- urlopu bezpłatnego wraz z podstawą prawną,
- urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego i wychowawczego,
- urlopu opiekuńczego,
- zwolnienia z powodu działania siły wyższej,
- zwolnienia na opiekę nad dzieckiem do 14 lat,
- dodatkowych urlopów lub innych uprawnień przewidzianych prawem pracy.
Dokument wskazuje również okres ochrony związanej z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich, jeżeli taki okres występował. W przypadku urlopów udzielanych na podstawie szczególnych regulacji należy podać także właściwą podstawę prawną.
Praca zdalna i niezdolność do pracy
W aktualnym wzorze świadectwa uwzględnia się liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej wykonanej w roku kalendarzowym, w którym zakończyło się zatrudnienie. Wskazuje się także liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy.
W dokumencie mogą znaleźć się ponadto informacje o okresach nieskładkowych, służbie wojskowej, pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze oraz wykorzystanych dodatkowych świadczeniach wynikających z przepisów prawa pracy.
Informacje finansowe i egzekucyjne
Pracodawca wskazuje zajęcie wynagrodzenia za pracę dokonane na podstawie przepisów postępowania egzekucyjnego. Należy także podać uznane, lecz niezaspokojone należności ze stosunku pracy, jeżeli ich wypłata nie była możliwa z powodu braku środków finansowych.
Na żądanie pracownika świadectwo może zawierać informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Dane te nie są jednak wpisywane automatycznie.
Jak sprawdzić poprawność świadectwa pracy?
Pracownik powinien zweryfikować dokument możliwie szybko po jego otrzymaniu. Najlepiej porównać go z umowami, aneksami, ewidencją urlopową, informacjami o zmianie etatu oraz dokumentami potwierdzającymi sposób rozwiązania umowy.
W szczególności warto sprawdzić:
- imię, nazwisko i dane identyfikacyjne,
- daty rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia,
- stanowiska oraz wymiar czasu pracy,
- tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy,
- wykorzystane urlopy i zwolnienia,
- liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej,
- informacje dotyczące zajęcia wynagrodzenia.
Błąd może dotyczyć zarówno oczywistej pomyłki w dacie, jak i nieprawidłowego wskazania podstawy rozwiązania umowy. Znaczenie może mieć także niewłaściwa liczba wykorzystanych dni urlopu lub pominięcie uprawnienia wpływającego na prawa pracownika.
Jak sprostować świadectwo pracy?
Jeżeli dokument zawiera błędne, niepełne lub niezgodne z przepisami dane, pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie. Zasadniczo należy zrobić to w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy.
Pracodawca powinien w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku:
- wydać nowe, poprawione świadectwo pracy,
- albo przekazać pracownikowi informację o odmowie sprostowania,
- sporządzić dokument zgodnie z aktualnym wzorem,
- usunąć z dokumentacji poprzednią wersję zgodnie z obowiązującymi zasadami.
W razie odmowy pracownik może wystąpić do sądu pracy w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia. Jeżeli pracodawca nie poinformuje go o odmowie, pracownik również może skierować żądanie do sądu pracy.
Po upływie 14 dni złożenie wniosku nadal jest możliwe, lecz pracodawca nie ma już obowiązku jego uwzględnienia na zasadach dotyczących ustawowego terminu. Jeżeli pracodawca sam zauważy błąd, powinien wydać nowe świadectwo z bieżącą datą i dołączyć pismo wyjaśniające zakres dokonanej zmiany.
Nowe świadectwo pracy nie powinno zawierać adnotacji, że jest korektą. Przy dokumencie warto dołączyć pismo wskazujące przyczynę ponownego wydania oraz zakres zmienionych informacji.
Co zrobić, gdy pracodawca nie wyda świadectwa?
Brak świadectwa pracy może utrudniać potwierdzenie stażu, podjęcie kolejnego zatrudnienia lub uzyskanie świadczeń. Pracownik może wezwać pracodawcę do wydania dokumentu, złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do jego wydania.
Jeżeli firma nie istnieje, została zlikwidowana, nie ma osób uprawnionych do reprezentacji albo wykonanie orzeczenia sądu okazało się niemożliwe, można żądać ustalenia prawa do otrzymania świadectwa pracy. Orzeczenie sądu może zastąpić dokument i wskazywać co najmniej:
- okres zatrudnienia,
- rodzaj wykonywanej pracy,
- wymiar czasu pracy,
- zajmowane stanowisko,
- tryb rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Kiedy przysługuje odszkodowanie?
Pracownik może żądać naprawienia szkody spowodowanej niewydaniem świadectwa w terminie albo wydaniem dokumentu zawierającego nieprawidłowe informacje. Sam fakt błędu nie zawsze wystarcza. Należy wykazać szkodę oraz związek między działaniem pracodawcy a jej powstaniem.
Przykładem może być odmowa zatrudnienia z powodu braku świadectwa albo brak możliwości uzyskania świadczenia dla osoby bezrobotnej. Odszkodowanie może odpowiadać wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, maksymalnie za 6 tygodni.
Niewydanie dokumentu w wymaganym terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawcy grozi za to grzywna od 1000 do 30 000 zł, niezależnie od ewentualnego roszczenia odszkodowawczego pracownika.
Jak pracodawca powinien przygotować świadectwo pracy?
Pracodawca powinien korzystać z aktualnego wzoru i przed wystawieniem dokumentu sprawdzić dane w aktach osobowych, ewidencji czasu pracy oraz dokumentacji urlopowej. Szczególnej uwagi wymagają podstawy prawne rozwiązania umowy, okresy zatrudnienia i informacje rozliczane w roku ustania stosunku pracy.
Przygotowanie dokumentu warto oprzeć na uporządkowanej procedurze:
- ustal datę i sposób ustania stosunku pracy,
- sprawdź wszystkie okresy zatrudnienia objęte świadectwem,
- zweryfikuj etat, stanowiska, urlopy i zwolnienia,
- uzupełnij informacje wymagane w aktualnym wzorze,
- sprawdź dokument przed podpisaniem i przekazaniem pracownikowi,
- zachowaj potwierdzenie wydania albo doręczenia świadectwa.
Jeżeli dokument jest przekazywany elektronicznie, powinien zostać sporządzony i podpisany w sposób zapewniający zachowanie wymaganej formy. Pracodawca nie może jednak wymagać od pracownika udostępnienia prywatnego adresu e-mail.
Podstawę prawną stanowią przede wszystkim art. 97–99 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. W razie wątpliwości dotyczących bieżących wymagań warto sprawdzić aktualny wzór i skorzystać z informacji Państwowej Inspekcji Pracy.
