Czy można zwolnić pracownika na L4? Wyjaśniamy przepisy

Co do zasady nie można wypowiedzieć umowy pracownikowi przebywającemu na L4. Wyjątki dotyczą między innymi ciężkiego naruszenia obowiązków, długotrwałej choroby, upadłości lub likwidacji pracodawcy. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić i na co uważać.

Jak działa ochrona pracownika na L4?

Art. 41 Kodeksu pracy zakazuje wypowiadania umowy o pracę w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jeżeli nie upłynął jeszcze okres pozwalający na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Zwolnienie lekarskie jest właśnie taką nieobecnością.

Ochrona obejmuje zarówno umowy na czas określony, jak i umowy na czas nieokreślony. Dotyczy jednak przede wszystkim zwykłego wypowiedzenia, czyli rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

Choroba, która rozpoczęła się już po wręczeniu wypowiedzenia, nie unieważnia wcześniejszej decyzji pracodawcy i nie zatrzymuje biegu okresu wypowiedzenia.

Pracodawca nie może też żądać ujawnienia diagnozy ani pytać, na co choruje pracownik. Informacje o e-ZLA są przekazywane przez system ZUS, a dokument nie zawiera kodu choroby dostępnego pracodawcy.

Kiedy można zwolnić pracownika na L4?

Rozwiązanie umowy podczas zwolnienia lekarskiego jest możliwe w kilku sytuacjach. Każda z nich wymaga odrębnej podstawy prawnej i starannego udokumentowania.

Porozumienie stron

Pracodawca może zaproponować zakończenie zatrudnienia za porozumieniem stron także w czasie L4. Pracownik nie ma jednak obowiązku przyjmować takiej propozycji.

Strony mogą ustalić dowolną datę rozwiązania umowy, bez okresu wypowiedzenia. Samo podpisanie porozumienia pozostaje ważne nawet wtedy, gdy pracownik później dostarczy zwolnienie obejmujące dzień jego zawarcia.

Zwolnienie dyscyplinarne

Ochrona z art. 41 Kodeksu pracy nie wyklucza rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Podstawą jest art. 52 Kodeksu pracy, a naruszenie musi mieć ciężki charakter.

Przykładem może być wykorzystywanie L4 niezgodnie z jego celem, wykonywanie pracy zarobkowej dla innego podmiotu albo działanie, które może opóźniać powrót do zdrowia. Sama obecność poza domem nie zawsze oznacza naruszenie – znaczenie ma rodzaj zwolnienia i charakter wykonywanych czynności.

Pracodawca powinien zebrać wiarygodne dowody, na przykład protokół kontroli, dokumenty, zeznania świadków lub materiały potwierdzające zdarzenie. Decyzję trzeba podjąć w ciągu 1 miesiąca od uzyskania informacji o naruszeniu, a niekoniecznie od dnia, w którym do niego doszło.

Upadłość lub likwidacja firmy

W razie ogłoszenia upadłości albo likwidacji pracodawcy ochrona przed wypowiedzeniem ulega ograniczeniu. Dotyczy to także pracownika przebywającego na L4.

W przypadku trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia pracodawca może skrócić go do jednego miesiąca, wypłacając odszkodowanie za pozostałą część. Takie rozwiązanie dotyczy osób spełniających warunki do trzymiesięcznego wypowiedzenia.

Kiedy kończy się ochrona przy długiej chorobie?

Art. 53 Kodeksu pracy pozwala rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z powodu długotrwałej, niezawinionej niezdolności do pracy. Długość okresu ochronnego zależy przede wszystkim od stażu u danego pracodawcy oraz przyczyny choroby.

Standardowy okres zasiłkowy wynosi 182 dni. Może zostać wydłużony do 270 dni w przypadku gruźlicy albo niezdolności do pracy przypadającej w okresie ciąży.

Przy zatrudnieniu trwającym co najmniej 6 miesięcy pracodawca może rozwiązać umowę po zakończeniu okresu wynagrodzenia i zasiłku oraz po pierwszych trzech miesiącach świadczenia rehabilitacyjnego, jeżeli zostało przyznane. Jeżeli pracownik oczekuje na decyzję ZUS w sprawie tego świadczenia, przedwczesne rozwiązanie umowy może być zakwestionowane.

Ważne znaczenie ma również moment powrotu do pracy. Po stawieniu się pracownika w związku z ustaniem przyczyny nieobecności pracodawca nie może już skorzystać z art. 53 Kodeksu pracy.

Jak policzyć okres ochronny?

Przy ustalaniu właściwego okresu trzeba sprawdzić datę rozpoczęcia niezdolności do pracy, staż u danego pracodawcy oraz to, czy choroba ma związek z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową.

Pracownik zatrudniony krócej niż 6 miesięcy może zostać objęty krótszą ochroną. Jeżeli choroba trwa dłużej niż trzy miesiące, pracodawca zyskuje możliwość rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, o ile pracownik nadal jest niezdolny do pracy.

W przypadku dłuższego stażu trzeba uwzględnić wszystkie okresy pobierania świadczeń. Samo przekroczenie 182 dni nie zawsze oznacza, że można od razu zakończyć zatrudnienie.

Nie wolno skorzystać z art. 53, gdy pracownik stawił się do pracy po ustaniu przyczyny nieobecności. Dotyczy to sytuacji, w której odzyskał zdolność do pracy i może ją potwierdzić wymaganym orzeczeniem medycyny pracy.

Jak udokumentować zwolnienie pracownika?

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy powinno być przygotowane w formie pisemnej. Dokument musi wskazywać konkretną i prawdziwą przyczynę, właściwą podstawę prawną oraz pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni.

Jeśli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, przed podjęciem decyzji trzeba przeprowadzić wymaganą konsultację. Opinia związku nie zawsze wiąże pracodawcę, ale pominięcie konsultacji może prowadzić do wadliwości rozwiązania umowy.

Pracodawca powinien zgromadzić w szczególności:

• informacje o okresie zatrudnienia i przebiegu niezdolności do pracy,
• dokumenty potwierdzające wypłatę wynagrodzenia lub zasiłku,
• decyzje ZUS dotyczące świadczenia rehabilitacyjnego,
• dowody uzasadniające naruszenie obowiązków, jeżeli chodzi o zwolnienie dyscyplinarne,
• potwierdzenia konsultacji związkowej i doręczenia oświadczenia.

Dokumentacja ma znaczenie nie tylko organizacyjne. W razie sporu pracodawca powinien wykazać, że spełnił wszystkie przesłanki materialne i formalne.

Jak doręczyć oświadczenie pracownikowi na L4?

Oświadczenie można przekazać osobiście, wysłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru albo dostarczyć kurierem. W razie odmowy przyjęcia dokumentu warto sporządzić notatkę z datą, miejscem i opisem zdarzenia.

Nieodebranie awizowanej przesyłki nie zawsze blokuje rozwiązanie umowy. Jeżeli pracownik miał realną możliwość zapoznania się z oświadczeniem, może zadziałać tzw. fikcja doręczenia, której dokładna ocena zależy od okoliczności sprawy.

Dokument elektroniczny może zostać wykorzystany tylko wtedy, gdy spełnia wymogi formy elektronicznej, w szczególności jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykły e-mail, skan podpisanego pisma ani wiadomość w komunikatorze nie zapewniają takiego samego bezpieczeństwa prawnego.

Jakie roszczenia ma pracownik?

Pracownik może zakwestionować rozwiązanie umowy przed sądem pracy w terminie 21 dni od doręczenia oświadczenia. W zależności od sytuacji może żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania.

Wysokość odszkodowania jest związana między innymi z rodzajem umowy i okresem wypowiedzenia. Sąd może również zasądzić wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, jeżeli pracownik zostanie przywrócony do zatrudnienia.

Po rozwiązaniu umowy na podstawie art. 53 pracownik, który odzyskał zdolność do pracy, może w ciągu sześciu miesięcy zgłosić gotowość powrotu. Ponowne zatrudnienie następuje w miarę możliwości, więc pracodawca nie zawsze musi przyjąć taką osobę, ale powinien móc wykazać obiektywną przyczynę odmowy.

Co warto sprawdzić przed decyzją?

Przed rozwiązaniem umowy pracodawca powinien przeanalizować nie tylko sam fakt trwania L4, lecz także podstawę prawną, terminy i sposób doręczenia dokumentu:

1. ustal, czy pracownik nadal korzysta z usprawiedliwionej nieobecności,
2. sprawdź staż pracy i właściwy okres ochronny,
3. zweryfikuj, czy nie doszło do powrotu pracownika do pracy,
4. zbierz dokumenty potwierdzające przyczynę rozwiązania umowy,
5. przeprowadź konsultację związkową, jeśli jest wymagana,
6. przygotuj prawidłowe oświadczenie i skutecznie je doręcz.