Pracownikowi przysługują maksymalnie 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym. Limit dotyczy wszystkich pracowników, także zatrudnionych na część etatu, i nie można go zwiększyć regulaminem firmy. Sprawdź, jak złożyć wniosek, kiedy pracodawca może odmówić oraz jakie obowiązki mają obie strony.
Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje?
Praca zdalna okazjonalna może być wykonywana przez nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia. Niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok i nie przysługuje za nie ekwiwalent pieniężny.
Pracownik może wykorzystać dni pojedynczo, w kilku oddzielnych terminach albo jednorazowo. Dopuszczalne jest także wykonywanie pracy zdalnej przez 24 kolejne dni, jeżeli pracodawca zaakceptuje taki wniosek.
Limit 24 dni jest nieprzekraczalny. Pracodawca nie może go ani rozszerzyć, ani ograniczyć, na przykład do dwóch dni w miesiącu.
Czy limit zależy od wymiaru etatu?
Przepisy nie uzależniają wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej od liczby godzin pracy ani wymiaru etatu. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje, że 24 dni przysługują także pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Przykładowo osoba pracująca na pół etatu może wykorzystać dwa dni pracy zdalnej okazjonalnej, nawet jeśli w jednym z tych dni ma zaplanowane cztery godziny, a w innym osiem. Należy jednak mieć na uwadze, że stanowisko resortu nie jest wiążącą wykładnią dla sądów ani Państwowej Inspekcji Pracy.
Kto może skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej?
Kodeks pracy nie wskazuje zamkniętej grupy uprawnionych pracowników. Z takiej formy organizacji pracy może wystąpić każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, jeśli charakter jej obowiązków pozwala na wykonywanie ich poza stałym miejscem pracy.
Okazjonalna praca zdalna służy przede wszystkim incydentalnym potrzebom pracownika. Przykładem może być konieczność zaopiekowania się członkiem rodziny albo czasowy pobyt w innej miejscowości z powodów osobistych.
Nie każdą pracę można wykonywać zdalnie. Ograniczenie dotyczy między innymi zadań:
- szczególnie niebezpiecznych,
- powodujących przekroczenie norm czynników fizycznych przewidzianych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- z wykorzystaniem niebezpiecznych czynników chemicznych,
- związanych z substancjami radioaktywnymi lub szkodliwymi czynnikami biologicznymi,
- powodujących intensywne brudzenie albo wydzielanie uciążliwych zapachów.
Jak złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną?
Inicjatywa zawsze należy do pracownika. Wniosek można przekazać pracodawcy w formie papierowej lub elektronicznej. Przepisy nie określają obowiązkowego wzoru ani minimalnego terminu jego złożenia.
W dokumencie warto wskazać planowany dzień lub dni pracy zdalnej, miejsce jej wykonywania oraz potwierdzenie gotowości do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, higieny pracy i ochrony danych. Brak ustawowego terminu nie oznacza, że pracownik może rozpocząć pracę z domu bez akceptacji pracodawcy.
Wniosek należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika. Wewnętrzna procedura firmy może określać sposób przekazywania dokumentów, lecz nie powinna tworzyć dodatkowych ograniczeń, które zmieniałyby ustawowe zasady korzystania z limitu.
Czy pracodawca może odmówić?
Tak. Wniosek o okazjonalną pracę zdalną nie ma charakteru wiążącego, dlatego pracodawca może go zaakceptować, odrzucić albo zaproponować inny termin. Co do zasady nie musi podawać przyczyny odmowy.
Decyzja nie może jednak prowadzić do dyskryminacji ani nierównego traktowania. Jeżeli kilku pracowników wykonuje takie same obowiązki w porównywalnych warunkach, pracodawca powinien stosować wobec nich spójne i obiektywne kryteria.
Odmowa może wynikać na przykład z konieczności zapewnienia obecności pracownika w biurze, charakteru zaplanowanych zadań albo potrzeb organizacyjnych. Sam brak odpowiedzi pracodawcy nie oznacza zgody na pracę zdalną.
Co dzieje się po wykorzystaniu 24 dni?
Po wyczerpaniu limitu pracodawca nie może zaakceptować kolejnego dnia jako okazjonalnej pracy zdalnej. Dalsza praca poza biurem wymaga zastosowania zasad dotyczących zwykłej pracy zdalnej.
Jeżeli pracownik chce kontynuować pracę z domu, jego wniosek można potraktować jako propozycję stałej albo hybrydowej pracy zdalnej. W takim przypadku pracodawca musi uwzględnić obowiązki, które nie występują przy trybie okazjonalnym, w tym zasady zapewnienia narzędzi, wsparcia technicznego i pokrywania niezbędnych kosztów.
Ustalenie w regulaminie większej puli, na przykład 100 dni, byłoby niezgodne z przepisami. Dni przekraczające ustawowy limit nie mogą korzystać z uproszczeń przewidzianych dla pracy okazjonalnej.
Jakie obowiązki ma pracodawca?
Praca zdalna okazjonalna wiąże się z ograniczonym zakresem obowiązków pracodawcy. Nie musi on zapewniać sprzętu przeznaczonego specjalnie do pracy zdalnej ani zwracać kosztów energii elektrycznej, internetu lub konserwacji narzędzi.
Pracodawca nie ma również obowiązku tworzenia regulaminu pracy zdalnej wyłącznie na potrzeby trybu okazjonalnego, zmiany umowy o pracę ani przekazywania dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia. Do tej formy nie stosuje się także wyłączenia szkoleń okresowych dla pracowników administracyjno-biurowych.
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej pracodawca powinien jednak:
- opracować ocenę ryzyka zawodowego,
- przekazać informacje dotyczące bezpiecznej i higienicznej pracy,
- wdrożyć procedury ochrony danych osobowych,
- ustalić z pracownikiem zasady ewentualnej kontroli.
Pracodawca może dobrowolnie zwrócić pracownikowi koszty związane z pracą zdalną, mimo że przepisy nie nakładają takiego obowiązku w trybie okazjonalnym.
Jakie obowiązki ma pracownik?
Pracownik powinien zapoznać się z oceną ryzyka, zasadami bhp oraz procedurami ochrony danych osobowych. Przed rozpoczęciem pracy składa papierowe albo elektroniczne oświadczenie, że uzgodnione miejsce pracy zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki.
Stanowisko trzeba zorganizować zgodnie z zasadami ergonomii. Obejmuje to między innymi właściwe ustawienie monitora, stabilne krzesło, odpowiednie oświetlenie oraz ograniczenie przewodów i innych elementów stwarzających ryzyko potknięcia.
Jak uzgodnić miejsce wykonywania pracy?
Miejsce pracy zdalnej musi zostać wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę. Może to być mieszkanie, dom albo inne miejsce, w którym pracownik jest w stanie zapewnić bezpieczne warunki i ochronę informacji.
Uzgodnienie dotyczy konkretnego miejsca i może być wymagane przy każdym wniosku. Pracownik nie powinien samodzielnie przenosić pracy do innej lokalizacji bez poinformowania pracodawcy.
Jak może wyglądać kontrola pracy zdalnej?
Kontrola pracy, warunków bhp oraz przestrzegania zasad ochrony informacji odbywa się według ustaleń z pracownikiem. Pracodawca może przeprowadzić ją w miejscu pracy zdalnej, w godzinach wykonywania obowiązków.
Sposób kontroli powinien uwzględniać rodzaj pracy i warunki lokalowe. Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika ani innych osób przebywających w mieszkaniu, a także nie powinny utrudniać korzystania z pomieszczeń zgodnie z ich przeznaczeniem.
Jak ewidencjonować dni i godziny pracy?
Przepisy nie narzucają jednej metody potwierdzania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Pracodawca powinien ustalić własny sposób ewidencji, na przykład przez portal pracowniczy, formularz elektroniczny albo wiadomość służbową.
Ewidencja powinna pozwalać rozliczyć czas pracy oraz liczbę wykorzystanych dni. Informacja o tej liczbie musi zostać ujęta w świadectwie pracy, dlatego dane warto rejestrować na bieżąco i przechowywać razem z dokumentacją pracowniczą.
Co z limitem po zmianie pracodawcy?
Przepisy nie regulują wprost sytuacji, w której pracownik zmienia pracodawcę w trakcie roku. Przyjmuje się, że limit 24 dni dotyczy pracownika w danym roku kalendarzowym, a nie osobno każdego stosunku pracy.
Jeżeli osoba wykorzystała część dni u poprzedniego pracodawcy, powinna poinformować o tym nowego pracodawcę. Przy takim podejściu zmiana zatrudnienia nie powoduje odnowienia pełnej puli.
