Od 1 lutego 2026 roku noty korygującej nie można już wystawiać. Każdy błąd na fakturze, także pomyłkę w adresie, nazwie firmy lub numerze NIP, poprawia sprzedawca za pomocą faktury korygującej. Sprawdź, jak postąpić w konkretnej sytuacji i jakie dane przekazać wystawcy dokumentu.
Nota korygująca – co zmieniło się od 2026 roku?
Nota korygująca była dokumentem wystawianym przez nabywcę, który otrzymał fakturę z błędem formalnym. Jej stosowanie wynikało z art. 106k ustawy o VAT i obejmowało pomyłki niemające wpływu na kwoty podatku ani wartość transakcji.
Od 1 lutego 2026 roku art. 106k ustawy o VAT został uchylony. W konsekwencji nabywca nie ma już prawa do samodzielnego wystawienia noty korygującej, niezależnie od tego, czy faktura została przekazana przez KSeF, czy wystawiono ją poza tym systemem.
W 2026 roku każdą pomyłkę na fakturze należy zgłosić sprzedawcy i poprosić go o wystawienie faktury korygującej.
Nie ma znaczenia, czy błąd dotyczy wyłącznie literówki, adresu albo numeru NIP, czy też ceny, ilości lub stawki VAT. Forma dokumentu pozostaje taka sama – korektę wystawia sprzedawca.
Co zrobić, gdy faktura zawiera błąd?
Nabywca powinien niezwłocznie poinformować wystawcę faktury o zauważonej niezgodności. W zgłoszeniu warto wskazać numer dokumentu, błędną treść oraz dane, które powinny się na nim znaleźć.
Postępowanie w przypadku faktury zakupowej obejmuje następujące czynności:
- sprawdzenie, którego dokumentu dotyczy pomyłka,
- opisanie błędnej informacji i podanie prawidłowych danych,
- przekazanie zgłoszenia sprzedawcy,
- odebranie faktury korygującej i dołączenie jej do dokumentacji pierwotnej.
Jeżeli korekta wpływa na wartości w ewidencji, należy ująć ją zgodnie z zasadami księgowania faktur korygujących. Przy zmianie danych formalnych dokument trzeba powiązać z fakturą pierwotną, aby zachować pełną ścieżkę dokumentacji.
Jakie błędy poprawia faktura korygująca?
Faktura korygująca może naprawiać zarówno błędy formalne, jak i pomyłki dotyczące pozycji dokumentu. Sprzedawca wystawia ją między innymi wtedy, gdy zmieniła się podstawa opodatkowania lub kwota podatku, doszło do zwrotu towaru albo udzielono rabatu.
Fakturą korygującą poprawia się także:
- cenę jednostkową netto,
- ilość lub jednostkę miary towaru,
- zakres wykonanej usługi,
- stawkę VAT,
- wartość sprzedaży netto,
- kwotę podatku i należność ogółem.
Ten sam dokument stosuje się przy zmianie nazwy firmy, adresu, numeru NIP, daty sprzedaży albo opisu towaru. Nie można natomiast korygować faktury przez całkowitą zmianę nabywcy, jeżeli oznaczałoby to zmianę strony pierwotnej transakcji. W takiej sytuacji sprzedawca powinien ustalić właściwy sposób anulowania lub skorygowania dokumentu i wystawić fakturę na prawidłowy podmiot.
Kto wystawia fakturę korygującą?
Fakturę korygującą wystawia wyłącznie sprzedawca, czyli podmiot, który sporządził fakturę pierwotną. Nabywca może zgłosić błąd, przekazać prawidłowe dane i poprosić o korektę, ale nie może samodzielnie zastąpić sprzedawcy w wystawieniu tego dokumentu.
Dotyczy to również faktur zakupowych otrzymanych w KSeF. Nabywca nie wystawia w systemie noty ani innego dokumentu korygującego dane faktury. Sprzedawca generuje fakturę korygującą zgodnie z wymaganiami dotyczącymi faktur ustrukturyzowanych.
Jakie elementy zawiera faktura korygująca?
Zakres danych zależy od rodzaju poprawki. Dokument powinien jednak jednoznacznie wskazywać fakturę pierwotną oraz treść zmiany. W przypadku faktury ustrukturyzowanej należy uwzględnić również jej numer identyfikujący w KSeF.
Na fakturze korygującej powinny znaleźć się w szczególności:
- data wystawienia i kolejny numer dokumentu,
- dane sprzedawcy oraz nabywcy,
- numer identyfikacyjny faktury pierwotnej,
- opis towaru lub usługi objętych korektą,
- prawidłowa treść korygowanych danych,
- kwoty korekty podstawy opodatkowania i podatku, jeżeli zmiana wpływa na rozliczenie VAT.
Warto dodać przyczynę korekty, choć nie w każdej sytuacji jest ona elementem obligatoryjnym. Jasne wskazanie powodu ogranicza ryzyko pytań ze strony księgowości, kontrahenta lub organu podatkowego.
Jak księgować fakturę korygującą?
Faktura korygująca dotycząca ceny, ilości, stawki VAT lub wartości transakcji może zmienić dane ujęte w ewidencji. Sposób jej rozliczenia zależy między innymi od przyczyny korekty oraz od tego, czy zwiększa, czy zmniejsza podstawę opodatkowania.
Korekta wynikająca z błędu istniejącego już w chwili wystawienia faktury może wymagać odniesienia do okresu, w którym ujęto dokument pierwotny. Jeżeli zmiana nastąpiła dopiero po sprzedaży, na przykład wskutek zwrotu towaru lub udzielenia rabatu, rozliczenie zwykle następuje w okresie, w którym pojawiła się przyczyna korekty.
Przy korekcie zmniejszającej podatek należny sprzedawca powinien posiadać dokumenty potwierdzające warunki zmiany, chyba że przepisy przewidują wyjątek. Mogą to być aneksy, korespondencja handlowa, porozumienia lub dowody zwrotu zapłaty.
Nota korygująca a KSeF
KSeF nie przewiduje not korygujących jako faktur ustrukturyzowanych. Po zmianie przepisów nie można również wystawić takiej noty poza KSeF do faktury otrzymanej w systemie.
Jeżeli faktura ustrukturyzowana zawiera błąd, sprzedawca wystawia ustrukturyzowaną fakturę korygującą. Przy dokumentach przekazanych inną drogą także stosuje się fakturę korygującą wystawioną przez sprzedawcę.
Jak ograniczyć ryzyko błędów na fakturach?
Przed zaksięgowaniem dokumentu warto porównać dane kontrahenta z umową, zamówieniem i wpisem w bazie firmy. Szczególną uwagę należy zwrócić na numery NIP, adresy, daty oraz opis świadczenia.
Warto zapamiętać:
- od 1 lutego 2026 roku nabywca nie wystawia noty korygującej,
- każdą korektę faktury przygotowuje sprzedawca,
- błąd należy zgłosić wystawcy wraz z prawidłową treścią,
- fakturę korygującą trzeba powiązać z dokumentem pierwotnym,
- korekta kwot, stawek, ilości i danych formalnych odbywa się tym samym dokumentem.
